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Büro-Koordinator/in

Oxfam Germany - 29 August 2014 - 12:56
Ausschreibung für:  Job Beginn:  zum nächstmöglichen Zeitpunkt Position:  Büro-Koordinator/in Typ:  Teilzeit (70 % = 26,6 Std/Woche), zunächst befristet auf 2 Jahre Arbeitgeber:  Oxfam Deutschland e.V. Ort:  Berlin Ihre Aufgabe: 

Koordination und Erledigung der Büroarbeit und -verwaltung der Geschäftsstelle, Besetzung des zentralen Empfangs, Unterstützung des Mitarbeiter/innen-Teams und später auch des Vorstands. Assistenz der Geschäftsführung bei der Vorbereitung von Entscheidungen zu bereichsübergreifenden Vorhaben.

Koordination des Betriebs der Geschäftsstelle

  • Bearbeitung/Weiterleitung von Anfragen und sonstiger Kommunikation
  • Kontaktstelle zu anderen Oxfam-Organisationen und zu Oxfam International
  • Ablage, Pflege des Ablagesystems, Archivierung
  • Verwaltung des Büromaterials, Bestellwesen
  • Betreuung der Bürogeräte
  • Empfang von Besucher/innen
  • Koordinierung der Einrichtung neuer Arbeitsplätze, Erschließung neuer Büroräume
  • Kontaktperson zur Hausverwaltung und weiteren Dienstleistern
  • Raum-Koordination zur Auslastung von Arbeitsplätzen (z.B. bei Abwesenheiten)

Individuelle Unterstützung von Geschäftsführung und später auch Vorstand

  • Internet-Recherchen zu Einzelthemen
  • Terminkoordination
  • Buchung von Bahn-, Flugreisen; Hotelunterkünften
  • Vorbereitung von Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen
  • Organisation und Vorbereitung von bereichsübergreifenden Veranstaltungen
  • Teilnahme an bereichsübergreifenden Gremien zur Protokollführung, Vorbereitung von Rechnungen und Dienstreiseabrechnungen für die Buchhaltung
Ihr Profil: 

Wir suchen eine Person mit hoher Sozialkompetenz, die mit Elan und Übersicht den Büroalltag koordiniert und dabei nie das Wesentliche aus den Augen verliert. In dieser zentralen Position sind sowohl Einfühlungsvermögen als auch Durchsetzungsstärke unabdinglich. Auch eine Portion Humor kann nicht schaden.

Weitere Voraussetzungen sind:

  • abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Erfahrung in der Büroadministration
  • hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, interkulturelle Kompetenz, Organisationstalent und effizientes Zeitmanagement
  • gepflegte Umgangsformen am Telefon
  • Erfahrungen in der Koordination von Teams
  • routinierter Umgang mit den MS-Office Programmen und mit gängigen Bürogeräten, Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken, technisches Grundverständnis für die Bürokommunikation-Umgebung
  • Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau
  • fließende Englischkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse wünschenswert
  • Identifikation mit den Zielen und Wertvorstellungen von Oxfam
Wir bieten: 
  • Die Mitarbeit in einem hoch motivierten Team in einer international operierenden Hilfs- und Entwicklungsorganisation
  • Eine angemessene Vergütung. Gemäß unserer internen Gehaltsstruktur ist die Stelle in die Gehaltsgruppe 13 eingruppiert.
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung
Ihre Bewerbung Einsendung bis:  28 September 2014 Modalitäten: 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann richten Sie bitte Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen bis zum 28.09.2014 über unser Online-Bewerbungsformular an:

Oxfam Deutschland, Herrn Ulrich Bärtels, Leiter Verwaltung.

Die Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich in der 42. Kalenderwoche stattfinden.

Hier bewerben!

Shop-Referent/in

Oxfam Germany - 29 August 2014 - 9:41
Ausschreibung für:  Job Beginn:  zum nächstmöglichen Zeitpunkt Position:  Shop-Referent/in Typ:  Vollzeit Arbeitgeber:  Oxfam Deutschland Shops GmbH Ort:  Frankfurt/Main Ihre Aufgabe: 

Sie sind verantwortlich für den reibungslosen organisatorischen Ablauf bei der Eröffnung neuer Oxfam Shops, für die Betreuung bestehender Shops sowie für die administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Shop-Betreuung.

Eröffnung neuer Shops

  • Sie gewinnen ehrenamtliche Mitarbeiter/innen mittels gezielter Öffentlichkeitsarbeit.
  • Sie bauen ehrenamtliche Shop-Teams auf, weisen die Shop-Leitungen ein und organisieren die Einarbeitung der ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen.
  • Sie leiten Trainer/innen an und erstellen Trainingspläne.
  • Sie organisieren die Logistik für die Sachspenden-Beschaffung und –Entsorgung.

Betreuung bestehender Shops

  • Sie leiten Shop-Teams an, unterstützen die ehrenamtlichen Shop-Leitungen und tauschen sich regelmäßig mit ihnen aus.
  • Sie unterstützen die Shop-Teams bei der Umsetzung vorgegebener Oxfam-Standards und überprüfen deren Einhaltung regelmäßig.
  • Sie arbeiten gemeinsam mit den Shop-Teams an der Erreichung vorgegebener Umsatzziele.
  • Sie entwickeln Lösungsansätze bei Team-Konflikten in den Shops.
  • Sie organisieren Shop-spezifische Tagesseminare für ehrenamtliche Mitarbeiter/innen.
  • Sie organisieren die Öffentlichkeitsarbeit zu wichtigen Shop-Terminen (z.B. Shop-Geburtstage, Kampagnen, andere Events).
  • Sie erstellen und kontrollieren die jährlichen Shop-Budgets.

 Administrative Tätigkeiten

  • Sie beantworten telefonische und schriftliche Anfragen von ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen und der Öffentlichkeit.
  • Sie recherchieren und prüfen Angebote zu verschiedenen Produkten und Dienstleistungen.
  • Sie sind verantwortlich für die Datenpflege.
Ihr Profil: 

Wir suchen eine Person mit hoher Sozialkompetenz, die idealerweise Erfahrung in der Arbeit mit Ehrenamtlichen hat und darüber hinaus über umfassende organisatorische und betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügt.

Weitere Voraussetzungen sind:

  • Ein abgeschlossenes Hochschulstudium und mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung
  • Eigenständige Arbeitsweise bei gleichzeitiger Fähigkeit zur Arbeit im Team
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und konstruktiver Umgang mit Kritik
  • Sicherer Umgang mit gängiger MS-Office-Software
  • Gute Englischkenntnisse
  • Identifikation mit den Zielen und Wertvorstellungen von Oxfam

Die Stelle erfordert die Bereitschaft, in ausgewählten Städten Deutschlands neue Shops einzurichten und zu betreuen. Dies bedarf eines regelmäßigen Aufenthalts vor Ort. Während der Eröffnungsphase eines Shops fallen verschiedene Tätigkeiten zeitlich zusammen, so dass während dieser Zeit flexible Arbeitszeiten notwendig sind.

Wir bieten: 
  • Eine ausgesprochen vielseitige Tätigkeit für ein Multitalent
  • Die Mitarbeit in einem hoch motivierten Team
  • Eine Arbeit im Umfeld einer internationalen Hilfs- und Entwicklungsorganisation
  • Eine angemessene Vergütung. Die Stelle ist gemäß Oxfam-Gehaltsstruktur in die Gehaltsgruppe 15 eingruppiert. Nähere Informationen dazu finden Sie unter: www.oxfam.de/governance.
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung

Weitere Informationen über Oxfam erhalten Sie unter www.oxfam.de.

Ihre Bewerbung Einsendung bis:  28 August 2014 Modalitäten: 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann richten Sie bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen bis zum 28.09.2014 über unser Online-Bewerbungsformular an:

Oxfam Deutschland Shops GmbH, Herrn Ulrich Bärtels, Leiter Verwaltung.

Die Auswahlgespräche sind für die 42. Kalenderwoche vorgesehen.

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